Utilização
de recursos para impressão, cópia e digitalização, nas diretorias de ensino
e
unidades escolares
O Secretário da Educação
considerando:
- a necessidade de implementar
procedimentos nas Diretorias de Ensino e unidades escolares que visem ao uso
racional de recursos relacionados a
impressão, cópia e digitalização de documentos, bem como a materiais
administrativos e didáticos;
- a importância de se garantir a
distribuição dos recursos disponíveis entre todos os usuários;
- a necessidade de gerenciar de forma
adequada os contratos de Outsourcing de
Impressão e de Rede de Suprimentos de todas as unidades, otimizando recursos,
prazos e procedimentos, para melhor atender às necessidades de escolas e órgãos
regionais;
- o objetivo de agilizar fluxos e
garantir progressivas melhorias nas condições de trabalho das equipes
envolvidas;
- a necessidade de integrar as ações das
Coordenadorias de Informação, Monitoramento e Avaliação Educacional – CIMA, de
Infraestrutura de Serviços Escolares - CISE e da Diretoria de Tecnologia da
Informação da Fundação para o Desenvolvimento da Educação – DTI/FDE, para
melhor atendimento às demandas das escolas,
Comunica:
1.
IMPRESSÃO
POR MEIO DE CONTRATO DE OUTSOURCING
O
contrato de outsourcing de impressão, em vigor, tem por objetivo o atendimento
das escolas estaduais e DEs no fornecimento de máquinas, produtos e serviços
para realização de impressões, cópias e digitalizações necessárias aos
trabalhos administrativos e pedagógicos das unidades, sendo que, para que o
atendimento seja realizado nos moldes estabelecidos em contrato, todos os
usuários deverão observar as seguintes normas:
1.1. - todas as impressoras deverão estar instaladas em rede,
permitindo a bilhetagem de cada máquina, e as impressoras fora de rede sem
justificativa pertinente, por mais de 30 dias, serão retiradas da unidade pela
contratada;
1.2 - todas as impressoras conectadas em rede estarão
registrando o número de cópias mensais utilizadas – bilhetagem, o que permite registrar
e avaliar, em tempo real, o gasto efetivo de papel e toner de cada máquina, de
acordo com as cotas mensais estabelecidas no contrato;
1.3 - o fornecimento de insumos pela contratada será efetuado
exclusivamente pela verificação da bilhetagem, ficando vedada a solicitação de
insumos adicionais por telefone ou e.mail;
1.4 - todas as unidades respeitarão sua cota de impressão/mês;
1.5 - as unidades que possuem 3 (três) impressoras poderão
utilizar até 10 000 (dez mil) cópias/mês e as que possuem 2 (duas) impressoras
terão limite máximo de 6 000 (seis mil) cópias/mês;
1.6 - o envio de suprimentos somente ocorrerá mediante
bilhetagem de todas as máquinas existentes em cada unidade;
1.7 - o atendimento da Central de Serviços da FDE/DTI estará
focado na manutenção das impressoras e sua correta utilização pelas unidades,
mantendo a supervisão, acompanhamento e avaliação do cumprimento total dos
serviços contratados e intermediando eventuais questões entre as unidades
atendidas e a contratada;
1.8 - todas as unidades atendidas pelo contrato receberão suprimentos
previstos por cota/mês até o inicio do 2º semestre letivo de 2014,
observando-se que, onde necessário, serão realizados serviços de manutenção nos
equipamentos e verificação da conexão das impressoras em rede, como determinado
neste Comunicado;
1.9 - todas as unidades atendidas pelo contrato de outsourcing
de impressoras registrarão, em pasta própria, o nome do técnico responsável
pelo atendimento, seu telefone de contato e a data de cada visita, arquivando
os comprovantes de recebimento de insumos e demais ocorrências registradas;
1.10 - os Diretores Técnicos do Núcleo de Informação Educacional
e Tecnologia orientarão as escolas de sua jurisdição no acompanhamento do
contrato e em outras questões pertinentes;
1.11 - a DTI/FDE prestará apoio e informações às unidades
atendidas pelo contrato, por meio do site
www.fde.sp.gov.br, por onde, se necessário,
poderão ser encaminhadas dúvidas e reclamações, que serão apreciadas e
respondidas em curto prazo;
1.12 – além do atendimento pelo contrato de outsourcing, as
impressoras existentes nas unidades serão abastecidas na conformidade do
disposto no item 2 deste Comunicado.
2.
IMPRESSÃO
POR MEIO DE INSUMOS DA REDE DE SUPRIMENTOS
As
impressoras recebidas pelas unidades, bem como as adquiridas com recursos
próprios ou transferidos serão
atendidas mediante aquisição de insumos por meio da REDE DE SUPRIMENTOS,
na seguinte conformidade:
2.1.
as
aquisições serão acompanhadas pelos órgãos centrais responsáveis, que farão
revisão gradativa do consumo registrado para os itens: papel sulfite, cartuchos
e toners, com o objetivo de otimizar o atendimento, uma vez que não haverá
ampliação de valores disponibilizados para esses materiais.
2.2.
as
unidades poderão ainda redirecionar os recursos economizados na aquisição dos
referidos itens (em razão do uso do contrato de outsourcing) para outras
aquisições que se façam necessárias;
2.3.
a
revisão das quantidades de papel sulfite será feita com base nos levantamentos
efetuados pela DETEC/CIMA sobre a necessidade de impressão de cada unidade,
considerando a diferença entre o limite atual de impressão contratada e o total
de impressões indicado como essencial
aos serviços realizados pela unidade;
2.4.
a
revisão do consumo e da aquisição de cartuchos e toners será pautada na
retirada do mix de produtos disponibilizados na Rede de Suprimentos dos materiais
mais antigos e fora de linha, sendo que não ficarão disponíveis toners
equivalentes às máquinas contratadas, cujos insumos não poderão ser utilizados
em impressoras não incluídas no contrato.
3.
PARA
OUTROS ESCLARECIMENTOS, as unidades deverão dirigir-se aos órgãos responsáveis,
por meio dos seguintes endereços:
3.1.
contrato
de outsourcing e/ou problemas com outras impressoras – CIMA/DETEC e.mail comunica-detec-cima@edunet.sp.gov.br
3.2.
Rede
de Suprimentos FDE (equipe de suporte)
HERMAN JACOBUS CORNELIS VOORWALD
SECRETÁRIO DA EDUCAÇÃO
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